實(shí)施速達(dá)ERP需要的數(shù)據(jù)和步驟
時(shí)間：2023-10-27作者：濟(jì)南速達(dá)軟件瀏覽量：次
很難想象沒(méi)有數(shù)據(jù)的ERP是什么樣子的。然而，實(shí)際情況又是如何的呢？根據(jù)AMT的研究，在那些上線不成功或者上線后掉線的案例中，有高達(dá)70％的項(xiàng)目都有一個(gè)共同的直接原因，那就是在數(shù)據(jù)上出了問(wèn)題。有的是在數(shù)據(jù)還沒(méi)有準(zhǔn)備好，諸多數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整的情況下就倉(cāng)促上線；有的則是業(yè)務(wù)沒(méi)有理順，出現(xiàn)一數(shù)多據(jù)的情況，不知道該相信哪個(gè)數(shù)據(jù)；還有的是上線運(yùn)行后操作人員未及時(shí)更新業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)失真等等，雖然數(shù)據(jù)問(wèn)題的表現(xiàn)不盡相同，但最終的結(jié)果都是一樣的，那就是大家忙了數(shù)月得到的是一個(gè)沒(méi)有數(shù)據(jù)的濟(jì)南速達(dá)ERP系統(tǒng)。
這確實(shí)是一個(gè)讓人笑不起來(lái)的笑話。
于是，人們?cè)隗@愕、困惑、迷茫后，終于發(fā)出了這樣的吶喊：不要讓數(shù)據(jù)毀了ERP。
數(shù)據(jù)的重要性
經(jīng)驗(yàn)表明，作為管理改造工程的ERP項(xiàng)目，花在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和技術(shù)準(zhǔn)備上的時(shí)間并不多，80%以上的時(shí)間是花在了貫穿全程的三大任務(wù)上，即全程的宣傳培訓(xùn)、全程的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和全程的管理變革。這三個(gè)全程缺一不可，其中尤以數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作量最大。
說(shuō)到數(shù)據(jù)在濟(jì)南速達(dá)ERP項(xiàng)目中的重要性，恐怕沒(méi)有人會(huì)否認(rèn)。大家最常掛在嘴邊的一句話是“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，以此來(lái)表達(dá)對(duì)數(shù)據(jù)的高度重視。然而數(shù)據(jù)問(wèn)題成為ERP項(xiàng)目高失敗率的主要原因之一這不爭(zhēng)的事實(shí)，又不得不讓人反思癥結(jié)到底在哪兒。
為什么數(shù)據(jù)是一個(gè)大問(wèn)題
很多企業(yè)在沒(méi)有上信息化之前使用手工方式進(jìn)行管理。手工方式下的數(shù)據(jù)，更多的是以部門為單位進(jìn)行管理的。部門之間用單據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，部門內(nèi)用臺(tái)賬進(jìn)行數(shù)據(jù)記賬，月底通過(guò)對(duì)賬保持部門內(nèi)和部門之間數(shù)據(jù)一致。這種延用了幾十年的管理方式，與利用信息化進(jìn)行數(shù)據(jù)管理的思想和實(shí)現(xiàn)手段有很大差距。
手工數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是：分散、口徑不一致、冗余、不規(guī)范。這樣一來(lái)，同一數(shù)據(jù)在同一時(shí)間點(diǎn)上，會(huì)在不同部門、以不盡相同的描述和內(nèi)容表現(xiàn)出來(lái)，在時(shí)間和空間上也是不一致的。這顯然與ERP所追求的同一數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中保持惟性、共享性的理念有很大差別。再加上由于歷史的原因，企業(yè)中的很多數(shù)據(jù)要么不全，要么賬實(shí)不符，企業(yè)往往要在上ERP的同時(shí)清產(chǎn)核資工作，這無(wú)形中加重了ERP數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的難度。
如何進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是一項(xiàng)龐大而繁瑣的工作，所以越早進(jìn)行越好。并且應(yīng)該貫穿ERP項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程。那么一個(gè)ERP項(xiàng)目應(yīng)該如何從一團(tuán)亂麻中理出頭緒，在ERP系統(tǒng)上線前后分步驟地做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備呢？為了說(shuō)明問(wèn)題，先講一個(gè)成功推進(jìn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的案例吧。
從這個(gè)案例中我們可以看出數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的步驟和一般規(guī)律。
第一步：搞清楚有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備
我們可以簡(jiǎn)單地將ERP實(shí)施所要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，也可稱為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和事務(wù)數(shù)據(jù)。
靜態(tài)數(shù)據(jù)是指開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如物料基本信息、客戶、供應(yīng)商數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)的科目體系等。靜態(tài)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是它在整個(gè)數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變，同時(shí)它是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，公司所有業(yè)務(wù)人員通過(guò)調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來(lái)保持同一數(shù)據(jù)在整個(gè)系統(tǒng)中的惟性。
動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)是指每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)產(chǎn)生的事務(wù)處理信息。例如銷售訂單、采購(gòu)訂單、生成指令等。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)按照時(shí)點(diǎn)來(lái)分，又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。其中上線時(shí)點(diǎn)的數(shù)據(jù)對(duì)ERP上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤其重要，它代表系統(tǒng)在期初上線這樣時(shí)間點(diǎn)上，公司動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的當(dāng)前狀態(tài)，我們稱其為期初數(shù)據(jù)（或者稱為初始數(shù)據(jù)）。期初數(shù)據(jù)既包括上線時(shí)點(diǎn)所有物料庫(kù)存的數(shù)量、金額，財(cái)務(wù)科目的余額，也包括那些未完未結(jié)的業(yè)務(wù)單據(jù)，象未交貨的銷售訂單、未付款的采購(gòu)訂單等。
不論是靜態(tài)數(shù)據(jù)還是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，在ERP系統(tǒng)中都必須是惟的。為了保證數(shù)據(jù)的惟性，就要給這些數(shù)據(jù)編碼。所以，在進(jìn)行兩大類數(shù)據(jù)準(zhǔn)備之前，另一項(xiàng)更基礎(chǔ)的工作必須先完成，那就是編碼規(guī)則。
我們可以將數(shù)據(jù)的分類和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的先后次序列表如下，并對(duì)每項(xiàng)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)一個(gè)收集表，下發(fā)到各部門，摸底調(diào)
在所有的數(shù)據(jù)中，物料數(shù)據(jù)是數(shù)量最多、分布最廣的。這里所指的物料包含的范圍很廣，既包括原材料、半成品、產(chǎn)成品，也包括設(shè)備、固定資產(chǎn)等。物料分類則是根據(jù)物料的某些屬性對(duì)物料進(jìn)行歸類，例如一個(gè)機(jī)械廠將其物料分為：產(chǎn)品、部件組件、零件、鑄件、鍛件、刀具、量具、夾具及其他工裝等。
所以要首先把工作重心放在物料數(shù)據(jù)準(zhǔn)備上。
第二步：制定編碼規(guī)則和完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集
在明確有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備后，就可以著手編碼了。實(shí)際上，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作中最難的是制定編碼規(guī)則，這也是最占用時(shí)間的工作。一個(gè)考慮周全的編碼體系需要跨部門反復(fù)討論。不同的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結(jié)構(gòu)，但必須遵詢共同的編碼原則：
1）惟性
必須保證一個(gè)編碼對(duì)象僅被賦予一個(gè)代碼，一個(gè)代碼只反映一個(gè)編碼對(duì)象。
2) 實(shí)用性
編碼體系應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對(duì)信息編碼的需求、又兼顧企業(yè)的現(xiàn)狀。要從實(shí)用性出發(fā)，掌握好編碼的顆粒度，過(guò)細(xì)的編碼不實(shí)用，過(guò)粗的編碼不管用。
3) 統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)
編碼由一個(gè)或者若干不同分類角度的分類碼構(gòu)成，統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)含意如下：任何對(duì)象在其整個(gè)生命周期內(nèi)標(biāo)識(shí)碼保持不變，所有分類碼具有相同的編碼結(jié)構(gòu)。圖示為三段柔性分類碼結(jié)構(gòu)，并且采用順序碼作為二級(jí)代碼，以確保編碼的惟性。
4) 標(biāo)準(zhǔn)化
編碼應(yīng)提高標(biāo)準(zhǔn)化程度，充分考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與相關(guān)國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相吻合。例如使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)所確定的行業(yè)分類作為行業(yè)編碼，郵政編碼作為地區(qū)編碼等。
5) 便于濟(jì)南速達(dá)ERP系統(tǒng)處理
由于編碼將在計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)中得以實(shí)現(xiàn)，故編碼應(yīng)當(dāng)符合數(shù)據(jù)處理的要求，便于用計(jì)算機(jī)處理。
6) 易用性
編碼應(yīng)盡可能好記易用。所以要在滿足要求的情況下盡可能的短小，常用的編碼應(yīng)盡量避免字母與數(shù)字混合，以提高錄入效率。
實(shí)際上，編碼問(wèn)題絕不僅僅是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題，也不只是ERP實(shí)施小組的事情。它牽涉到不同的部門，需要考慮管理現(xiàn)狀、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、歷史數(shù)據(jù)等方方面面。所以合理組織人力和安排充足的時(shí)間十分重要。一般的做法是在項(xiàng)目實(shí)施小組中成立跨職能部門的數(shù)據(jù)小組，由專人負(fù)責(zé)，各職能部門的人員都要參加數(shù)據(jù)小組，視工作難度和工作量來(lái)確定是專職還是兼職參與。
完成編碼規(guī)則后，依據(jù)編碼規(guī)則逐條確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼，從而完成整個(gè)靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作。